異動 メール 返信。 異動挨拶メールの返信マナーと例文|心のこもった内容にするコツ

人事異動で挨拶のビジネスメールを受け取った時|返信の書き方と例文

異動 メール 返信

理由がきちんと説明されていないと、取引先や顧客に不信感を与えてしまいます。 転勤や人事異動、退職など、担当者変更にはいずれかの理由があるはずです。 端的にメールに記載することが大切です。 ただし、「~という理由で退職する運びとなりました」「~という事があったため異動となりました」など、退職・異動の理由までは記載する必要はありません。 担当が変更となる理由のみ説明しましょう。 前任者が顧客に対して挨拶をしないまま担当変更する行為は、相手に非常に失礼です。 退職や人事異動に伴い、様々な引き継ぎ事項が出てきます。 それに手を取られてしまうことも多いでしょう。 しかしどんなに忙しくても、これまでお世話になってきた方への挨拶は忘れてはいけません。 もし前任者が挨拶をしそこねてしまった場合、今後の業務や後任者に支障をきたす可能性があります。 相手方に失礼のないよう、きちんと挨拶するように心がけましょう。 これは企業や顧客に最も伝えなくてはいけない事項です。 担当変更の日時がわからないと、担当変更後も業務上の連絡が前任者に届いてしまう可能性があります。 そうなると対応が遅れたりミスの原因になりかねません。 また後任者が誰であるのかという記載がない場合、誰に連絡をしてよいのかわからず業務が滞る、という事態になるかもしれません。 後任者から挨拶のメールが来たとしても、スムーズに受け入れることができなくなることもあります。 相手側の負担をなるべく減らすためにも、変更日時と後任者の名前は明記するようにしましょう。 ビジネスの場では多くのメールのやり取りが行なわれます。 多い人は1日100件以上のメールに目を通さなくてはいけません。 そういった中で大半の人は、件名によってメールの優先順位を定めています。 もし、「はじめまして」や「〇〇です」などの件名にしてしまうと、メールの内容が伝わらずメールの優先度は低くなってしまうでしょう。 最悪の場合、スパムメールとみなされてしまうかもしれません。 そうならないために、メールの件名には会社名や用件を書き、メールの内容が相手にしっかり伝わるようにしましょう。 前任の担当者の名前や担当変更の理由などをしっかりと記載しましょう。 近日中にご挨拶に参上させますので、そのときはよろしくお願いいたします。 後任者の氏名や担当変更日時などを記載することを忘れないようにしましょう。 業務に支障がないよう万全の状態で引き継ぎをいたします。 今後とも、よろしくお願いいたします。 前任となる担当者がどこの支店へ行くのか、というところまで記載しておくと、万が一問題があったときにも連絡することができるので、相手側の企業も安心するでしょう。 近い内に2名を挨拶に向かわせますので、どうぞよろしくお願いいたします。 自分の名前や担当していた業務内容などを明記し、相手の企業側に伝わるメール内容にしましょう。 株式会社〇〇 〇〇様 いつもお世話になっております。 本日は担当者変更についてお知らせ致します。 この度人事異動に伴い、 〇月〇日より弊社の営業部〇〇(後任者の名前)が貴社の担当をさせて頂くことになりました。 在任中、〇〇様には大変お世話になり、本当に感謝しております。 〇〇(後任者の名前)は入社17年のベテラン社員で、長らく営業業務に携わってまいりました。 今後も変わらぬご指導のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。 また、後日改めまして、〇〇(後任者の名前)と共にご挨拶に伺わせて頂く所存ではございますが、取り急ぎメールにてご報告させて頂きました。 上記につきまして、何卒よろしくお願い致します。 前任者の名前や引き継いだ業務を端的に伝えましょう。 先日まで人事部に所属しており、営業経験が乏しいのですが、貴社のお力となれるよう精一杯努力して参ります。 顧客への担当変更メールでは、まず日頃自社の商品を使用してもらっている感謝を述べる必要があります。 冒頭にサービス利用への御礼を述べるようにしましょう。 「株式会社〇〇でございます。 弊社のサービスをご利用くださいまして、ありがとうございます。 このたび、お客様が使用している〇〇サービスの担当者が変更となりました。 担当者変更に伴い、商品やサービスへの意見や質問をどこに尋ねればよいのかわからない…という顧客が出てしまう可能性があります。 そうならないために、前もって後任者の連絡先などを記載しておくことも大切です。 後任者が顧客へビジネスメールを送る際は、「今後自分がどのように業務を行なっていくのか」といった意気込み・展望などを述べることが大切です。 株式会社〇〇 〇〇様 平素より大変お世話になりまして厚く御礼申し上げます。 不慣れな部分も多々あり、ご迷惑をおかけすることもあるかと存じますが、 いち早く貴社のお役に立てるよう努めますので、どうぞよろしくお願い申し上げます。 後日改めまして、ご挨拶させて頂く所存ではおりますが、 まずは取り急ぎ書面にて挨拶とご連絡をさせて頂きました。 上記につきまして、何卒よろしくお願い申し上げます。 文章の中で、今後挨拶に伺うという旨を伝えましょう。 担当変更が決まった場合、まずメールで連絡をすることが多いとは思いますが、メールのみで終わらせてしまうのは失礼です。 前任者と後任者の2人で挨拶に向かうことが礼儀です。 〇〇様には大変なご愛顧を賜り、ありがとうございました。 近日中にご挨拶に参上させていただきたいと思っております。 担当変更の連絡は、本来ならば書面にて行うものです。 ですのでメールを送る際には、メールでの連絡となったことをお詫びする文を加えたほうが良いでしょう。 「大変お世話になっております。 メールでのご連絡となったことをお詫びいたします。 退職が理由となる場合、退職理由や今後何をするのかなどは記載する必要はありません。 また、自分が在職していた会社の悪評などを書くこともNGです。 相手に不安を与えないような挨拶を心がけましょう。 今まで余りあるご芳情を頂き、ありがとうございました。 部署は変わるが在職する会社は同じ、ということはよくありますよね。 そういった時には、部署は離れるが同じ社内にいるということや、今後もお世話になるといった旨の挨拶文も記載すると良いでしょう。 部署は移動となりますが、同じ社内にて勤務しておりますので、 またお目にかかることがあるかと思います。 今後とも変わらぬご指導のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。 取り急ぎ、メールにて失礼いたします。 この時、転勤先の支店名なども記載しておくと丁寧な印象を与えることが出来ます。 また、いつから転勤となるのかといった詳しい日付も記載しておきましょう。 今まで貴社との業務の中で得た経験を活かし、精励して参ります。 担当者が変わることで今までの業務に支障が出るのではないか…と、不安に思う企業や顧客もいるでしょう。 そんな不信感を与えてしまわないよう、安心感のある文章を心がけましょう。 異動となる理由や転勤先などの記載によって、相手の不信感は拭うことができます。 また、「引き継ぎはきちんと行なったので変わらず業務を続けられる」という内容を送ることで、相手も安心して業務を続行できるでしょう。 「このたび、人事異動によって営業部から総務部に異動する運びとなりました。 つきましては、業務の後任を〇〇に引き継ぐこととなりました。 急なお知らせで申し訳ございません。 〇〇には業務上の引き継ぎを徹底して参ります。 今までお世話になってきた方々にきちんと感謝を述べることで、会社の印象も良くなることでしょう。 また、今後も仕事上の関係を続けていくという旨の文章を記載するのも重要です。 「〇〇様、および貴社には大変お世話になりました。 誠にありがとうございました。 〇〇様からご指導頂いたことを活かし、これからも精進して参る所存です。 前任者がメールを送れなかった場合などは、後任者から理由を説明する必要があります。 相手側からすると、担当者が変わるという事は不安要素です。 その不安を解消するため、通常よりも丁寧な自己紹介を心がけましょう。 別の店舗でではありますが、営業経験もございます。 メールだけで挨拶を済ませるのはビジネス上ではマナー違反です。 きちんと直接相手の企業に出向き、挨拶するようにしましょう。 本来であれば直接伺うべきところですが、まずは取り急ぎメールにて失礼いたします。 変更の日時がわからないと、相手側の対応が遅れたり、迷惑をかけてしまう原因にもなります。 突然のご連絡となり、ご迷惑をおかけいたします。 業務の引き継ぎがしっかりと行なわれていることなどを明記し、相手の不信感を解消するようにしましょう。 「貴社と連携させていただいている内容に関しましては、前任者である〇〇から引き継ぎを終えております。 これまで以上に貴社のお役に立てるよう務めて参ります。 異動する連絡をもらったことや今までの御礼を述べるようにしましょう。 「日頃から大変お世話になっております。 この度はお忙しい中異動の連絡を賜り、ありがとうございました。 業務がうまく回っておりましたのは、全て〇〇様(異動する前任者)のおかげです。 メールには、先方の退職を惜しむような言葉やお世話になったエピソードなどを添えた御礼などを記載しましょう。 「退職のご挨拶を頂いたこと、御礼申し上げます。 これから共にお仕事ができなくなるのは残念ですが、身体に気をつけてお過ごしください」 また、こちらに退職メールへの返信例文についての詳しい記事を載せておきます。 詳しく知りたい方は是非こちらの記事を参考にしてください。 懐妊のお祝い文や、相手の体調を気遣うような文章を心がけてください。 「お身体が辛いこの時期にご連絡を賜り、ありがとうございます。 この度はご懐妊、誠におめでとうございます。 寒さが厳しくなって参りますが、お体には十分お気をつけください。 」 担当変更のメールでは、必要事項をしっかり伝えましょう! 担当変更のメールを送る際は、担当変更の理由や変更日時、後任者の名前など、記載するべき事項がたくさんあります。 記載漏れのないよう、今までご紹介してきたポイントを参考にしながらメールを作成してみてください!.

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ビジネス英語で異動の挨拶をどう送る?メールの例文など

異動 メール 返信

最近はコミュニケーションの中心がメールやSNSとなり、手紙・封書でのやりとりは減ってきました。 学生の中には年賀状や暑中見舞いなども含め、年に一度も手紙を出さないという方もいらっしゃるのではないでしょうか。 しかし、ビジネスの場では、手紙や封書でのやりとりがまだまだ少なくありません。 少しずつペーパーレス化が進んでいますが、契約書や見積書、契約書などは紙ベースでのやりとりが必要で、社会人になると圧倒的に郵送物の取り扱いが増えるでしょう。 また就職活動の際にも、履歴書やエントリーシートの送付、あるいは合否通知が郵送で行われることが少なくありません。 そんな中、一方的な発送ではなく双方向でのやりとりに用いられるのが返信用封筒です。 返信用封筒の存在は知っていても、実際に使ったことがない方は多いはず。 就活時や社会人になったときに「知らない」では、恥ずかしい思いをしてしまいます。 そこで今回返信用封筒を利用する際の基本マナーを解説していきますので、知識としてしっかり身につけましょう。 <相手の手間・コストを省く> 返信用封筒を同封しておくことで、相手にわざわざ封筒を用意させる手間を省けます。 また、手元に封筒がない場合、相手は返信するために、わざわざ封筒を購入することとなるでしょう。 もちろん封筒を持っていても、自身(あるいは自社)で購入したものですから、そこにはコストが掛かっています。 返信用封筒を用意すれば、こうした返信に伴うコストを相手に負担させることがありません。 特にこちら側の都合で返信を求める場合、相手に対する配慮として返信用封筒が用いられます。 <誤送を防ぐ> 返信用封筒の多くには、あらかじめ送付先住所が記載されています。 そのため、相手は必要書類を封入してポストに投函するだけ。 記載に誤りがない限り、書類は間違いなく手元へ戻ってきます。 自身あるいは自社の住所は、普段から頻繁に書いたり伝えたりしているはず。 そのため、誤記の可能性は極めて低いでしょう。 しかし相手側に封筒を用意させ、送付先住所を書いてもらった場合は、住所を間違えてしまう可能性が高まります。 誤った住所に書類が届いてしまい、結果的に書類到着が遅れたり、場合によっては書類に記載された個人情報・機密情報の漏洩につながったりしてしまうのです。 返信用封筒は、こうした誤送の予防にも貢献してくれます。 返信用封筒の利用マナー では実際に、返信用封筒の利用方法について詳しく見ていきましょう。 ケースバイケースで異なることがありますが、基本知識として覚えてください。 返信用封筒の利用マナ-1:宛名の書き方 返信用封筒には、あらかじめ宛名を書いておくといいでしょう。 相手の書く手間を省くほか、誤送を防ぐことができます。 宛名の書き方は、特に難しいことなどありません。 通常の封書発送と同じように、封筒の表面に「郵便番号」「住所」「送付先名」を記載してください。 ビジネスシーンでは、部署名や自身の名前まで書いておくといいでしょう。 この際、社名や氏名の後には「行」「宛」を添えておきましょう。 どちらでも構いませんが、ビジネスシーンでは「行」が一般的です。 郵送物のマナーでは社名などなら「御中」、個人名なら「様」などを記載しますが、これは受け取った相手側が書き換えます。 返信用封筒の利用マナ-2:差出人は書かない 通常の封書では表面に宛名、裏面に差出人の住所・社名・氏名などを記載します。 返信用封筒を封入する場合、もちろん相手側の住所などはわかっているでしょう。 しかし、事前に差出人について記載することは避けてください。 書く手間を省くことで相手への気遣いのように思われがちですが、これは失礼に当たります。 あくまで返信用封筒には、自分側の宛名情報のみを記載するのがマナーです。 返信用封筒の利用マナ-3:切手は貼るべき? 返信用封筒に切手を貼っておくことは必須ではありません。 しかし相手への配慮としては、あらかじめ切手を貼った状態で同封するといいでしょう。 切手を購入する手間、そして費用を負担することで、相手に気持ちよく対応してもらうことができます。 切手を貼る際には、切手の種類(=金額)に注意することが大切です。 料金が不足していると、差出人である相手のもとへ封書が戻ってしまいます。 返信用封筒に入れてもらう書類をあらかじめ確認し、余裕を持った必要料金で切手を貼っておいてください。 重量別の切手料金は、以下の通りとなっています。 なお、ビジネスシーンで送付物が多い場合、切手不要の「料金別納」が便利です。 料金別納では切手を貼る必要がなく、一括して郵送料を支払うことができます。 しかし長形3号に同じく長形3号を入れるなどサイズが同じ、あるいは返信用封筒のほうが大きいような場合は、どうしても返信用封筒を折り曲げることになります。 その際は、封入に適切な大きさで折り曲げましょう。 必要以上に小さいサイズに折り曲げると、封筒が折れ目だらけになるほか、封入した封筒が膨らんでしまいます。 二つ折りや三つ折りなど、封入できる中でもっとも折れ目が少なくて済む折り方を心がけてください。 返信用封筒の利用マナ-4:返信用封筒の色 封筒は茶封筒から白色封筒、あるいはその他カラフルなものまで、さまざまな色のものがあります。 企業であらかじめ社名やロゴなどを印字した封筒を用意している場合は、その封筒を使えば問題ないでしょう。 それ以外の場合は、白色封筒を用いるのが一般的です。 なお、ビジネスシーンでは茶封筒もよく用いられますが、見た目や耐久性では白色封筒のほうがよりよいでしょう。 まとめ 学生時代には、あまり使う機会のない返信用封筒。 しかし社会人になると、ビジネスシーンでは頻繁に利用されています。 どんなときに返信用封筒を使うのか、そのルールは企業によって異なるでしょう。 必ずしも全ての送付物で、返信用封筒を入れる必要はありません。 所属先の企業の独自のルールもあるのでご自身で確認してみてください。 一方、宛名の書き方などの基本マナーは、企業に関わらず共通のもの。 いざとなって恥ずかしい思いをしないよう、ここでご紹介した内容はしっかり頭に入れておいてください。 もちろん宛名を書くときは丁寧にきれいな字を心がけ、切手は斜めにならないよう真っ直ぐ貼ることなども大切ですので、注意しましょう。 ・執筆:三河 賢文 大学在学中からライター活動を開始。 卒業後は2社で会社員経験を経て独立し、現在はフリーライターとして活動するほかナレッジ・リンクス(株)を経営。 スポーツ、ビジネス、IT分野を強みとして取材・執筆・編集を手がけている。

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異動の挨拶メールが届いた際の返信例|社内・社外・上司の場合

異動 メール 返信

<目次>• 人事異動(転任・転勤)報告メールへの返信 基本構成• ご連絡をいただいたことへのお礼の言葉、栄転のお祝いの言葉• これまでお世話になったことへの感謝の言葉• 今後も変わらぬお付き合いを願う言葉や新天地での活躍を祈念する言葉、相手の健康を気遣う言葉など そこで、ポイントとなるのが、2. 「これまでお世話になったことへの感謝の言葉」の部分です。 では、そのような点をふまえて実際の文例を見てみましょう。 人事異動の返信例文1:支店長として栄転する社外取引先の相手へ(手紙) 拝復 早春の候、ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。 このたびは、大阪支店、支店長にご栄転の由、心よりお祝い申し上げます。 わたくしが申し上げますのもおこがましいことと存じますが、これもひとえに 山室様が永年積み上げていらした様々な業績が実を結んでのことと拝察いたします。 日頃からお世話になり、おつきあいいただいております私どもも、 山室様のご手腕ならば、当然のことと感じております。 新任地でもますますご多忙のことと存じますが、 いっそうのご自愛とご活躍をお祈り申し上げます。 本来ならば、お目にかかってお祝いを申し上げるべきところでございますが、 まずは書中をもってご祝詞申し上げます。 敬具 人事異動の返信例文2:部署異動の連絡を受けた取引先の相手へ(メール) 松本俊美様 このたびは、異動のご挨拶をいただきまして、まことにありがとうございます。 そのたびにいつもスムーズに進めてくることができましたのは、 松本様があってのことと、私どものほうこそ、あらためて感謝の思いでございます。 新しい部署におかれましても、皆様から期待され、お忙しい毎日と存じますが、 どうかお身体を大切になさいまして、ますますのご活躍をお祈り申し上げます。 弊社においでの折には、またお目にかかれましたら嬉しいことと思っております。 今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。 人事異動の返信例文3:退職後に起業する挨拶の報告への返信(メール) 大輪はるか様 このたびは、異動のご挨拶をいただきましてありがとうございます。 お忙しい中、私にまでお気遣いいただき恐れ入ります。 メールでも文書や画像を何度もやりとりして、 より良いものをという思いで夜遅くまで取り組みましたね。 その甲斐あって成功させることができましたが、 それは私一人では実現できなかったことと思っております。 新しい部署でも皆様から信頼され、ますます素晴らしいお仕事をなさることと、 今からそのご活躍のお姿が目に浮かぶような気持ちです。 どうぞお身体を大切にお過ごしくださいませ。 なかなかお会いできなくなってしまうのは寂しいことですが、 もしもお近くにおいでの折はご連絡ください。 手紙の中では、儀礼的な要素の強い挨拶状ですが、あまり事務的すぎる挨拶では味気ないものです。 書面でもメールでも共通することは、改まった言い回しの中にも、相手との関係によっては多少言葉を変えてみたり、少しくだけた表現を用いてみるなど、定型文の言葉を活かしながらも、自分なりの表現に言い換えるという点です。 そして、お世話になった折のことをより具体的に述べることで、こちら側の気持ちも伝わりやすくなるものです。 相手のことを思い浮かべながら、心をこめてつづりましょう。 【関連記事】•

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